MAZUMA VÄLJER WorkForce Pro WP-4595 DNF

Kontorsutskrifter på ett nytt sätt

MAZUMA VÄLJER WorkForce Pro WP-4595 DNF

Mazuma grundades år 2006 och erbjuder problemfria redovisningstjänster för småföretag till en låg kostnad. Den prenumerationsbaserade tjänsten, skapad av grundarna Lucy Cohen och Sophie Hughes, låter kunderna skicka in sina papper till det särskilda redovisningsteamet på Mazuma, som därefter skickar över deras konton inom några få dagar. Genom ett innovativt spårningssystem med streckkoder, kan kunden när som helst kontrollera statusen för sina papper.

Mazuma: fött ur en önskan att få saker gjorda

Barndomsvännerna Cohen och Hughes grundade Mazuma för sex år sedan när de båda var i tjugoårsåldern, och startade företagets verksamhet från sina egna sovrum. I dagsläget har Mazuma 20 anställda och ett kontor i Bridgend, South Wales, där de betjänar tusentals kunder över hela Storbritannien. Företaget har också expanderat sin verksamhet till USA. Man har öppnat en filial i Salt Lake City, och står samtidigt i begrepp att bli den största leverantören någonsin av redovisningstjänster till småföretag i Storbritannien.

Med avseende på företagets ursprung förklarar Lucy Cohen, medgrundare och marknadschef på Mazuma: "Vi startade vårt företag i syfte att undvika all byråkrati och alla strukturella och ledningsmässiga hinder, som ofta medföljer redovisningsarbete. Efter att ha sett min far genomlida sitt årliga besök hos revisorn, såg vi en möjlighet att göra saker och ting annorlunda, och var övertygade om att vi kunde få det hela att fungera."
 

Vikten av kontorsutrymmen

Även om företagsmodellen - att tillhandahålla kunderna allt material via post och internet - skulle fungera bra tillsammans med en arbetsstyrka på distans - och därigenom eliminera behovet av dyr kontorshyra - valde Mazuma att gå en annan väg. Cohen och Hughes betraktade kontorsrepresentation som något vitalt för att kunna bygga ett starkt team inom branschen. Denna personliga interaktion betyder att tjänsten inte blir fragmenterad, och att samtliga processer förlöper smidigt. Det är också viktigt ur ett regelperspektiv, detta eftersom dataskydd är vitalt inom redovisningsbranschen. Kundernas papper lämnar aldrig lokalerna och returneras till kunderna i förseglade, företagsmärkta lila kuvert, som förses med streckkod och spåras i Mazumas system.

 

Håller omkostnaderna nere utan att ta genvägar

Med kontorslokaler följer de sedvanliga omkostnaderna och utgifterna. Eftersom hon själv också är revisor, ser Cohen praktiskt på hur denna del av hennes verksamhet utförs.

"Att välja rätt kontorsteknik, en som är kostnadseffektiv, stabil, energieffektiv och högkvalitativ är vitalt, och innebär att du slipper att kontinuerligt byta ut och reparera trasig utrustning"

Att kunna skriva ut dokument för provtryck och kommentarer är absolut vitalt i en bransch, där sinne för detaljer och noggrann finansiell analys är nyckeln till framgång. Faktum är att Mazuma avverkar 25 000 pappersark varje år – det innebär 68 ark om dagen (inklusive helger). Ifjol spenderade företaget cirka £1 600 totalt på papper och bläck. Av detta skäl är Mazumas utskriftskostnader en vital del av företagets kontorsutgifter, och företaget måste kontrollera dessa kostnader så långt möjligt. Cohen förklarar:

"För redovisningsbranschen i synnerhet, och Storbritannien i allmänhet, är det helt enkelt orealistiskt att bli helt pappersfri.Vi accepterar detta, men vill gärna säkerställa att våra utskrifter sker så miljövänligt och tids- och kostnadseffektivt som möjligt. Från kontorapporter till liggare och marknadsföringsmaterial – fysiska dokument är ryggraden i Mazumas affärer."

I syfte att uppfylla dessa behov investerade Cohen tidigare i ett antal olika laserskrivare, men lyckades inte hitta en modell som kunde uppfylla de kvalitets- och kvantitetsrelaterade krav på utskriftsmaterialet, som Mazuma förlitade sig på. Till slut fastnade hon för en bläckstrålemodell och installerade två företagsbläckstråleskrivare från Epson, Workforce Pro WP-4595 DTWF, som nu används av samtliga 20 anställda för tusentals utskrifter. WorkForce Pro är en högpresterande, kompakt skrivare med inbyggd skanner, fax och kapacitet för dubbelsidiga utskrifter. Den snabba allt i ett-bläckstråleskrivaren erbjuder en 50 % lägre kostnad per sida, snabbare utskrifter samt 80 % lägre strömförbrukning i jämförelse med konkurrerande laserskrivare. I jämförelse med de laserskrivare Mazuma tidigare använde, beräknas WorkForce Pro spara företaget 25 % av dess utskriftskostnader de närmaste tre åren.

Cohen kommenterar skrivaren så här: "Eftersom vi är ett litet företag, är det viktigt för oss att hålla nere våra omkostnader, samtidigt som vi inte får kompromissa med kvalitet och effektivitet. Tidigare associerade jag bläckstråleskrivare med utskrifter i hemmet. Epsons WorkForce Pro har sopat undan de föreställningarna. Jag har blivit omvänd av de besparingar vi har upplevt vad gäller kostnad per sida och energiförbrukning. Det kan låta trivialt, men aspekter som den ökade volymen ark som du kan skriva ut per bläckpatron, har gjort stor finansiell skillnad för företaget."

 

Skapa effektiva marknadsföringsmaterial

Förutom utskrifter för eget, internt bruk, förlitar sig Mazuma även mycket på utskrivna kvalitetsmaterial för samtliga sina marknadsförings- och kundkommunikationer. WorkForce Pros utskriftsupplösning på 4800x1200 dpi har inneburit att den uppfyller behoven för högkvalitativa, kundinriktade utskrifter.

Cohen förklarar: "En av våra största utmaningar som företag är att förklara hur vårt företag fungerar. Folk kan helt enkelt inte tro att vi kan erbjuda det vi gör för priser så låga som £20. Företagsmärkta kommunikationsmaterial avsedda för befintliga och presumtiva kunder spelar en vital roll för att adressera detta. WorkForce Pro har varit perfekt för detta genom att framställa högkvalitativa marknadsföringstillgångar i starka färger, vilket gör att vi slipper betala dyrt för att outsourca detta till tredje part."

Cohen betraktar också färgutskrifter som ett viktigt hjälpmedel när hon och Hughes väljer nya designmallar för webbplatsen. Företaget håller för tillfället på att omdesigna sin webbplats, och färgutskrifter med den nya webbplatsdesignen hjälper dem att se alternativen på ett tydligt sätt.

Hon tillägger: "Cirka 80 % av Mazumas omsättning kommer i nuläget från personer som hittar oss på nätet, så det är vitalt att vår webbplats ser bra ut. De fysiska utskrifterna hjälper mig verkligen att utforma utseendet och känslan på den nya företagswebbplatsen, och att diskutera denna med Sophie. Färgexaktheten hos WorkForce Pro är vital för denna process."

 

Att utmana konventioner

I allting, från affärsmodellen till deras företagsmärkta, lila kontorsmaterial, är Cohen och Hughes pionjärer inom redovisningsbranschen, en roll de mer än gärna åtar sig. Detta sträcker sig också till deras teknikval inom branschen, som de anser hjälpa dem att skapa sig en konkurrensmässig fördel. De ser sitt skrivarval som en symbol för detta.

"Medan många andra i branschen fortfarande använder laserskrivare började vi använda bläckstråleskrivare, och fick en bättre kvalitet och mer kostnadseffektiva resultat. Detta visar bara att det alltid finns utrymme för att genomdriva förändringar, till och med i en kraftigt reglerad, traditionell bransch som redovisning", avslutar Cohen.